PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA PROGRAMACIÓN DE SESIONES CORPORATIVAS MEDIANTE UN SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN EN LA VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA DE HIDROCARBUROS DE ECOPETROL S.A.

Abstract

Ecopetrol S.A. es la empresa del sector petrolero y gas más importante de Colombia y juega un rol clave en la economía y generación de energía del país. Por consiguiente, la gestión óptima de los recursos humanos y de procesos son un factor relevante para potenciar el desempeño de la compañía e incrementar su competitividad en el mercado. La Vicepresidencia Ejecutiva de Hidrocarburos es un área clave de la organización que se encarga de supervisar y coordinar el desarrollo de las actividades relacionadas con la exploración, producción, transporte, refinación y comercialización de los hidrocarburos. Para mantener una interacción dinámica las áreas remiten diariamente múltiples solicitudes de sesiones, convirtiendo la gestión de esta primordial tarea en un desafío frecuente, dado el tiempo que toma encontrar manualmente un espacio disponible en la agenda de la vicepresidencia. A partir de un diagnóstico inicial, haciendo un análisis cualitativo y cuantitativo, se identificaron los cuellos de botella que afectan la eficiencia del proceso y sus posibles causas, proporcionando una base sólida para la formulación y diseño de un plan de mejoramiento para la programación de sesiones corporativas basado en los enfoques sistemáticos BPM y BPA. El plan, al ser desarrollado e implementado internamente en la empresa, permitirá coordinar simultáneamente el gran volumen de solicitudes diarias, optimizar los tiempos administrativos, reducir la probabilidad de error durante su gestión y, posteriormente, ser personalizado e integrado a otras Vicepresidencias, adaptándose a la programación de sesiones con sus áreas correspondientes.