Análisis, documentación y mejoramiento de los procesos administrativos en las agencias de fomento de la unidad agroindustrial (lag) de Protabaco S.A.

Abstract

Este documento presenta las actividades realizadas para el mejoramiento de la gestión administrativa en las agencias de fomento de la UAG de PROTABACO S.A., las cuales tenían comprometida su capacidad para determinar, estandarizar y controlar ¿Qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Quién hace?, ¿Cuándo se hace? y ¿Para qué se hace? en su operativa interna. Las metodología aplicada fue la siguiente: captura de información a través de métodos y herramientas, como la entrevista en puestos de trabajo y seguimiento a las actividades; análisis situacional aplicando el Análisis Dofa y Análisis de Valor, a partir del cual se identificaron las oportunidades de mejora en cada proceso; aplicación del Benchmarking, identificando los mejores métodos y herramientas de trabajo entre agencias; generación de propuestas de mejora e implementación, y finalmente la documentación de los procesos. Para esto se aplicaron los conceptos de Teoría General de los Sistemas (TGS), El Benchmarking, Calidad Total, Gestión por procesos y el concepto de cadena de Valor. Como resultado se logró definir y caracterizar la gestión administrativa, estandarizar los métodos y herramientas de trabajo, simplificar y mejorar los procesos, eliminando retrocesos y despilfarros, incrementar la eficiencia en la comunicación con el diseño de nuevos canales (formatos), unificar el lenguaje técnico, rediseñar los procedimientos y crear un ambiente de mejoramiento continuo entre proveedores y clientes internos.