Diseño de la estructura conceptual de un sistema de información para el manejo de convenios de la Facultad de Salud de la Universidad Industrial de Santander

Abstract

El presente proyecto tiene como propósito diseñar la estructura conceptual de un sistema de información para el manejo de convenios de la Facultad de Salud de la Universidad Industrial de Santander. Para tal fin, se efectuó un diagnóstico para identificar los problemas y necesidades de la Facultad, se plasmaron los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema, se diseñó la estructura conceptual y finalmente se elaboró un análisis de decisión. El diseño de la estructura conceptual del sistema evidencia las entradas y salidas, los agentes externos y almacenes de datos. Por otra parte, se detallan los diagramas de contexto y de descomposición funcional del sistema, los diagramas de flujo para cada proceso y la descomposición de los procesos en actividades a través de los diagramas de eventos. En la fase de análisis de decisión se definen las posibles alternativas de implementación del sistema, se analiza la factibilidad de cada una por medio de los estudios técnico y financiero, se comparan entre si y se elige la solución más factible para recomendarla. Por último, se realiza el análisis Costo-Beneficio a la alternativa más favorable. Los principales resultados que se obtuvieron en el diagnóstico del sistema actual de la Oficina de Convenios, permitieron establecer que existe una falencia en la organización y coordinación de los procesos que allí se manejan, pues al efectuarse de forma manual o semiautomatizada (utilizando herramientas como Excel, Word) el análisis y clasificación de la información se dificulta, obteniendo registros en diferentes archivos y formatos no estandarizados. Esto conlleva a la necesidad de mejorar el proceso de control de documentación mediante la implementación de un sistema de gestión de información automatizado, que permita al mismo tiempo la ubicación de cualquier documento de forma rápida.