Sistema de información para realizar las transferencias documentales de la documentación producida en archivos de gestión al archivo central

Abstract

Actualmente, la mayoría de archivos almacenes de documentos manejan sus procesos forma manual, lo cual implica un esfuerzo en la búsqueda y acceso a la información contenida en los documentos que no se vale de las ventajas de las tecnologías de información TI. Efectivamente, ante las ventajas que presenta el uso de las TI para la administración de información, surge la necesidad de diseñar y desarrollar un sistema de información que pueda ser aplicado a las diferentes empresas o entidades del sector público o privado, que administran sus archivos a la luz de la Ley 594 de 2000 y la normatividad actual que reglamenta el Archivo General de la Nación AGN. El presente proyecto propone un sistema de información que para su implementación está basado en el Formato Único de Inventario Documental FUID, instrumento que registra la información detallada de los documentos a centralizar en transferencias documentales primarias (del archivo de gestión al archivo central) o en transferencias documentales secundarias (del archivo central al archivo histórico) según el ciclo vital de los mismos. El SI también se basa en las tablas de retención documental -TRD-, que indican qué tiempo de retención deben permanecer los documentos en el archivo de gestión, así como la disposición final. Este sistema de información busca suministrar cualquier consulta que se realice a través de él; logrando evidenciar una mejor efectividad y satisfacción en los usuarios que requieran de este servicio.