Estrategia integral para mejorar los procesos en el área de nómina e implementación de herramientas digitales para el análisis de datos en AVIDANTI SAS

Abstract

El presente trabajo de grado tuvo como propósito diseñar e implementar una estrategia integral para mejorar los procesos en el área de nómina e incapacidades en la sede Floridablanca de AVIDANTI S.A.S., incorporando herramientas de estandarización y digitalización orientadas a la eficiencia operativa. A través de un diagnóstico inicial se identificaron problemas recurrentes como la falta de estandarización de formatos, reprocesos, tiempos excesivos de consolidación de datos y fallas en la comunicación intersedes. Para priorizar las problemáticas se utilizó la Matriz GUT, que permitió enfocar los esfuerzos en los aspectos de mayor impacto. Posteriormente, se formularon e implementaron mejoras como la creación de una guía de validación para la liquidación de nómina, un formato automatizado de horas extras, un protocolo de recepción de información intersedes, un manual de inducción para tecnólogos de incapacidades, macros en Excel para depuración de datos y el uso de Power BI para consolidar reportes de incapacidades. Los resultados evidenciaron reducciones significativas en los tiempos de procesamiento y en la cantidad de errores: la revisión de formatos de horas extras pasó de 40–45 horas a un máximo de 8 horas; la depuración de datos se redujo en un 87,5%; la inducción de tecnólogos de incapacidades disminuyó de 8 días a 3 días; y la consolidación de reportes de incapacidades pasó de una semana a solo una hora. Asimismo, se diseñó un sistema de indicadores clave de desempeño (KPIs) que permitió medir y validar la eficacia de las mejoras implementadas, garantizando su sostenibilidad en el tiempo. Este proyecto demuestra que la aplicación de herramientas de ingeniería industrial y mejora continua, en combinación con la adopción de soluciones digitales, puede generar transformaciones significativas en procesos administrativos del sector salud, optimizando la eficiencia, fortaleciendo la comunicación y asegurando mayor confiabilidad en la información.