Propuesta de un programa de gestión documental para la Universidad Industrial de Santander

Abstract

El presente trabajo pretende ser una herramienta para mejoramiento de las diferentes tareas relacionadas con los archivos de la Institución; el alcance del mismo cubre el esquema para desarrollar los procesos de un Programa de Gestión Documental (PGD) que son: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, los cuales reflejan las actividades del ciclo vital de los documentos. La razón primordial es contribuir al cumplimiento de las normas vigentes, en especial la Ley 594 de 2.000: Ley General de Archivos, que en su artículo 21 establece la obligación para las entidades públicas, de elaborar PGD. La metodología utilizada consistió en la recopilación de normatividad archivística e información relacionada con el tema, principalmente de los diferentes manuales que ha elaborado el Archivo General de la Nación (AGN), memorias de los seminarios realizados por el AGN sobre temas específicos y algunos libros del Ministerio de Cultura de España, para elaborar la propuesta. Inicialmente se hace una presentación institucional, de la Secretaría General y de la Dirección de Certificación y Gestión Documental y se muestra el organigrama actual de la Universidad; luego se define el PGD, se relacionan los objetivos esperados y se presenta un resumen de la normatividad existente; en un capítulo posterior se define cada proceso y se muestra su desarrollo actual en la Institución. Finalmente se presenta la propuesta de implementación, el glosario y las recomendaciones para su aplicación, entre las cuales se encuentran la elaboración del Reglamento y del Manual de Procedimientos de Archivo, la definición de procesos para las sedes y la implementación de un sistema integrado de conservación, conforme lo pide el Art. 46 de la Ley General de Archivos.