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Diseño de una Herramienta de Integración de Información para Optimizar los Procesos de Calidad Académica en la Escuela de estudios industriales y empresariales.

Resumen

Este trabajo de grado presenta el diseño de una herramienta tecnológica orientada a integrar y centralizar la información generada por las distintas dependencias de la Escuela de Estudios Industriales y Empresariales de la Universidad Industrial de Santander, con el fin de optimizar la gestión de los planes de mejoramiento académico de los programas de Ingeniería Industrial (pregrado) y Maestría en Ingeniería Industrial. El proyecto parte de un diagnóstico que evidenció dispersión de datos, falta de trazabilidad de evidencias, retrasos en la consolidación de información y dependencia excesiva del correo electrónico como medio de intercambio. La metodología aplicada fue de carácter aplicado y se desarrolló en cuatro fases: diagnóstico del estado actual, análisis funcional y estructural, diseño de la herramienta y documentación de lineamientos operativos. El resultado es una solución en Microsoft Excel, alojada en OneDrive, que permite la recolección, organización, seguimiento y consulta de información con validaciones automáticas, listas desplegables, enlaces a evidencias y mecanismos de protección de datos. Se elaboraron manuales diferenciados para usuarios y administradores, así como lineamientos que garantizan la correcta implementación y sostenibilidad de la herramienta. Entre los beneficios esperados destacan la reducción de tiempos de recolección, la mejora en la organización y trazabilidad de la información, y la disminución en el uso de canales informales para el reporte. La propuesta se plantea como una solución escalable y replicable, susceptible de migrar a una plataforma digital institucional más robusta.