Acompañamiento para la optimización documental y operativa durante la transición al sistema Genesys en la unidad de aportes y cuota monetaria de Cajasan

Abstract

El presente trabajo de grado titulado “Acompañamiento Para La Optimización Documental Y Operativa Durante La Transición Al Sistema Genesys En La Unidad De Aportes Y Cuota Monetaria De Cajasan” tuvo como propósito acompañar el proceso de transición tecnológica de la Unidad de Aportes y Cuota Monetaria de Cajasan hacia el sistema Genesys, mediante la actualización de la información documentada, la parametrización de los procesos y el fortalecimiento de la adaptación del personal al nuevo entorno operativo. La metodología se desarrolló en diferentes etapas que incluyeron la revisión y depuración de la documentación existente, la validación de los procesos con los responsables de cada área, la configuración del sistema en aspectos clave como comunicados, requisitos documentales y parámetros operativos, así como el acompañamiento al personal durante la fase de implementación. De manera complementaria, se generaron herramientas de apoyo orientadas a facilitar la comprensión y el uso del sistema. Durante el desarrollo del proyecto se identificaron diferencias entre la documentación existente y la operación real, así como la necesidad de estandarizar los procesos y ajustar la herramienta tecnológica a las particularidades de la unidad. Asimismo, se evidenció que la implementación de un sistema de esta naturaleza no solo implica una configuración técnica, sino también un proceso progresivo de apropiación por parte de los usuarios. Como resultado, se logró una adecuada alineación entre la operación de la unidad y la configuración del sistema, mediante la estandarización de los procesos, la organización de la información y la implementación de mecanismos que permiten una mayor trazabilidad y control en la ejecución de las actividades. Esto se tradujo en una mejora en la estructura operativa, una mayor claridad en los procesos y un avance en la automatización de tareas. Adicionalmente, la evaluación realizada permitió evidenciar una percepción favorable por parte de los usuarios frente al sistema, especialmente en aspectos relacionados con la organización de los procesos y la disponibilidad de la información, aunque aún se identifican oportunidades de mejora asociadas al proceso de adaptación y uso del aplicativo. En conclusión, el proyecto contribuyó a fortalecer el proceso de transición tecnológica de la unidad, estableciendo una base estructurada para la adopción del sistema Genesys y aportando al mejoramiento de la eficiencia operativa, la gestión de la información y la consolidación de prácticas orientadas a la mejora continua dentro de la organización.