Automatización de la gestión de recaudos en la ESSA mediante el desarrollo de un bot utilizando herramientas de Microsoft Power Platform.

Abstract

La Electrificadora de Santander S.A. E.S.P. (ESSA), en el marco de su proceso de transformación digital, identificó la necesidad de optimizar y automatizar los flujos internos asociados a la gestión de recaudos, abarcando los procesos de registro de ingresos (RI), entendidos como el control y contabilización de los recursos que ingresan a la organización; contribuciones, que hacen referencia a los aportes que la empresa recauda y administra; devoluciones de viáticos, correspondientes al reembolso de los gastos no utilizados por los empleados durante sus desplazamientos; administración de préstamos a empleados, que implica la gestión de créditos internos otorgados a la planta de personal; y terceros operativos (TO), que corresponden a los pagos y registros contables asociados a proveedores externos que prestan servicios a la compañía. Este proyecto, denominado RICOVIPE (Registro de Ingresos, Contribuciones, Viáticos y Préstamos), surge como respuesta a dicha necesidad, con el propósito de mejorar la eficiencia, la trazabilidad y la confiabilidad de la información financiera. Para el desarrollo de esta solución se utilizaron herramientas low-code de Microsoft Power Platform, incluyendo Power Apps y Power Automate, complementadas con la integración de Power Automate Desktop para automatizar procesos locales y con conectores hacia el sistema JD Edwards (JDE), asegurando la interoperabilidad y actualización en tiempo real de los datos. El diseño se centró en la creación de una interfaz de usuario intuitiva y segura, que facilita el registro de solicitudes y el seguimiento de procesos de manera centralizada y estandarizada. Este documento presenta el diagnóstico de los procesos intervenidos, el diseño de la arquitectura de la solución, el desarrollo iterativo de los prototipos y las pruebas funcionales realizadas en ambientes controlados, evidenciando una reducción significativa en los tiempos de procesamiento y una mejora en la calidad de los registros. Finalmente, se incluyen conclusiones y recomendaciones orientadas a garantizar la escalabilidad del sistema, fomentar la innovación tecnológica en la compañía y fortalecer la cultura de mejora continua en la gestión financiera.