Disminución de los riesgos asociados a los procesos y diseño de un sistema de seguimiento al resurtido y agotados en los inventarios para los almacenes LEY

Abstract

La identificación de los riesgos internos y externos de una empresa de distribución, a través de las auditorías internas y de la implementación de indicadores en los inventarios, permite lograr un nivel de competitividad adecuado a las características del sector comercial nacional e internacional. La implementación de estas herramientas son estrategias que apuntan a lograr los objetivos básicos de la cadena logística: la satisfacción del cliente y la reducción de los costos a nivel global. El objetivo general del proyecto fue auditar los procesos de recibir, almacenar, disponer, retirar, devolver y transformar mercancías, identificando fallas y mejoras para la disminución de los riesgos inherentes a estos. Igualmente, el diseño de mecanismos de medición y control a la gestión de los inventarios, concretamente en la operación de resurtido que se soporta con el sistema de información de la compañía. Adicionalmente, se soportaron las propuestas con la puesta en marcha de diagramas de flujo, y la realización de un tablero de control con lo cual se elaboró un completo diagnóstico, entregando información esencial de manera agil y organizada. La realización de la auditoría se inició con la planificación de las actividades necesarias para la ejecución de la misma, por ello se estudiaron los procesos implicados, y las características propias de operación de cada almacén. En seguida, se listaron los riesgos asociados a cada proceso, se definieron los objetivos de los controles de cada uno, se estudiaron las pruebas, se programó la ejecución de la auditoría y se definió el indicador que permitió medir los resultados. Se encontraron 116 puntos a mejorar (Calificación: Malo) entre 1021 puntos evaluados en 4 almacenes Ley, se entregó a cada gerente los procedimientos que no se ejecutaban correctamente, y a través de indicadores, se permitió conocer los procesos con mayor exposición al riesgo. El diseño e implementación de indicadores para controlar el nivel de productos agotados, así como para controlar la gestión de los almacenes en la generación de pedidos, brindan una mayor objetividad e información pertinente para la toma de decisiones. Esta parte del proyecto se inició con la identificación del problema, estableciendo los objetivos a llevar a cabo, los indicadores y los responsables. En seguida, se recogieron y analizaron los datos para reconocer en cuáles almacenes era necesario implementar medidas correctivas, conociendo además en que tipo de producto y en que tipo de lista existían deficiencias. Con base en los resultados obtenidos, se recomienda continuar aplicando los indicadores desarrollados en este trabajo, pero siempre evaluando la conveniencia de realizar los procesos de una manera más eficiente y eficaz, es decir, poder obtener los indicadores de manera más rápida, empleando menos recursos.