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Organización del fondo acumulado del instituto de cultura y turismo de Pamplona : sección dirección general

Resumen

El Instituto de Cultura y Turismo creado mediante Acuerdo 041 de 1998 con la misión de fomentar la formación, creación, el libro, la lectura y la democratización del conocimiento en el municipio de Pamplona. En aras de cumplir con su misión ha venido desarrollando diversas actividades en áreas como la música, la pintura, el teatro, la danza, la lectura que han beneficiado a la población pamplonesa especialmente niños y jóvenes de escasos recursos. En su transcurso esta Institución ha generado un fondo acumulado que se hizo necesario abordar atendiendo las disposiciones establecidas por el estado especialmente la Ley 594 de 2000, la cual establece el procedimiento requerido para la organización de los archivos en aras de facilitar su acceso y conservación ya que son fuente para la administración, la investigación y la memoria colectiva. Este proceso incluyó las siguientes etapas: diagnóstico donde se estableció el nivel de organización documental, construcción de la historia institucional, plan de trabajo archivístico integral y una fase operativa en donde se realizó la identificación de la documentación, su clasificación, depuración, ordenación y descripción del fondo. Una vez organizada e inventariada la información se procedió a elaborar la Tabla de Valoración Documental en donde se consignaron los tiempos y razones de conservación de los documentos atendiendo a los criterios legales e históricos. Abordar la organización del Fondo Acumulado nos permitió identificar una serie de actividades y procesos necesarios que deben asumirse en otros trabajos de investigación y que no estaban incluidos en el presente convenio, como; la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental que permitan facilitar el manejo de la información y garanticen la selección y conservación de los documentos; la creación de la ventanilla única de correspondencia que permita ejercer control sobre la información que ingresa y que sale de la institución y la creación del Comité de Archivo ente requerido para regular la función archivística al interior de la Institución.