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Intervención archivística en la unidad administrativa gestión documental y aporte a la memoria histórica institucional de la Corporación Autónoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga (2017-2021)

Resumen

Este proyecto se enfoca en la organización del archivo de gestión de la oficina de Gestión Documental, adscrita a la dependencia de Secretaría General de la Corporación Autónoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga. En este sentido, el proyecto está integrado por el diagnóstico de la oficina productora, la clasificación y ordenación de documentos, instrumentos archivísticos de las series a tratar como el FUID (Formato Único de Inventario Documental), hojas de control y rótulos de cajas y carpetas, transferencias documentales y la historia institucional de la dependencia, opacada por la trayectoria general de la entidad, situación preocupante dado que esta oficina es el eje central de la Corporación. Por último, la entidad cuenta con un sistema interno de información, ‘SIC’, que se debe alimentar diariamente con la documentación que llega a la oficina, en otras palabras, el presente proyecto también contará con procesos de digitalización y digitación para la consulta de radicados en las dependencias de la entidad. Por otro lado, estas actividades se realizarán bajo los lineamientos normativos contemplados por el AGN (Archivo General de la Nación), y a su vez la normativa documental expedida por la entidad, las cuales serán presentados de forma detallada en el apartado ‘Marco teórico legal’. A su vez, se puede resaltar que la entidad está manejando un modelo de alternancia, por lo que algunas funciones se pueden realizar de manera remota como alimentar el archivo digital de la entidad. Para finalizar, el resultado esperado por la entidad es la transferencia documental, planteada para los años documentales 2017, 2018 y 2019, los cuales se mantienen aún en la oficina productora, y para poder llegar a este, se deben realizar las funciones mencionadas anteriormente, ya que, como buen proceso archivístico, consta de partes y un orden lógico que permita el óptimo desarrollo del proyecto.