Análisis, documentación y propuesta de mejoramiento de los procesos de la división de documentación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Bucaramanga
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Date
2006
Authors
Advisors
Evaluators
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Publisher
Universidad Industrial de Santander
Abstract
La División de Documentación de la DIAN Bucaramanga encargada de los procesos de notificación de todos los actos administrativos proferidos por las distintas dependencias de la Administración, de desarrollar los procesos de correspondencia en general de toda la Administración, así como de recibir, radicar, seleccionar, entregar, archivar y prestar los servicios inherentes al manejo de los documentos bajo su responsabilidad, a la vez está encargada de llevar bajo archivo actualizado los documentos originados en los procesos del servicio aduanero, de fiscalización, determinación, recaudación, jurídica y cobro y las demás actuaciones de la administración, estableciendo los controles que garanticen la custodia y conservación de los mismos, también encargada de expedir copias, certificaciones y autenticaciones de los documentos que reposen en los archivos de la administración; al igual que el resto de dependencias de la organización carecía de una metodología del mejoramiento enfocada hacia los procesos y del servicio que lleve al planteamiento de alternativas para incrementar la efectividad y mejorar el servicio de la
división y a su vez de la entidad.
La metodología de mejoramiento aplicada y desarrollada en esta área esta apoyada en la
metodología adoptada por la DIAN Bucaramanga, establecida en el año 2004.
Metodología que inicia con el diagnóstico de las condiciones actuales del área, haciendo
posible identificar los factores externos e internos que generan impacto en su
funcionamiento y así mismo conocer la cotidianidad con la que desarrollan sus procesos
y analizar a fondo las características de los mismos, a través del arduo seguimiento de
sus actividades. Teniendo como base los resultados de éste diagnóstico se continua con
la definición del proceso general que permitió conocer la dinámica de procesos de la
división. Para ello se determinó un inventario de los procesos, sobre el cual se realizó la
actualización y documentación de los procesos, para luego realizar la medición, la cual
permitió dar prioridad a los procesos que representaban un bajo desempeño y un mayor
impacto para la entidad y sus clientes. El estudio minucioso de los problemas y puntos
críticos de estos procesos, trajo consigo la generación de propuestas de mejoramiento
para el área y en algunos casos su aprobación permitió dar paso a la implementación de
mejoras encaminadas a lograr un mejor desempeño y servicio en la división. Para finalizar
se presentaron conclusiones y recomendaciones, las cuales pretenden afianzar el
desarrollo continuo de la metodología de los procesos y el servicio al cliente, bajo la
búsqueda del la calidad, así como el crecimiento y desarrollo de una metodología de
mejoramiento que se fortaleció con el desarrollo de las diferentes fases de este proyecto.
Description
Keywords
Mejoramiento de procesos, Macro proceso, Administración de Riesgos, Especificaciones de Calidad, Servicio al cliente, Análisis del Valor, Procesos críticos, Tiempo de ciclo del proceso, Indicadores de Gestión, Propuestas de Mejoramiento