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Mejoramiento de los procesos de apoyo (Tesorería, Almacenamiento y Entrega, Gestión de costos, Contabilidad y Compras) para la Fundación Montañas Azules

Resumen

Este proyecto de grado abordó las problemáticas presentes en el área administrativa de la Fundación Montañas Azules - FMA- y se enfocó en mejorar y estandarizar los procesos de apoyo clave (Tesorería, Almacenamiento y Entrega, Gestión de Costos, Contabilidad y Compras). El crecimiento acelerado de la fundación generó desafíos críticos como el retrabajo, retrasos en la toma de decisiones, altos índices de rotación de personal y la pérdida de capital intelectual. La metodología se desarrolló en fases, iniciando con un diagnóstico que utilizó revisión documental, análisis cuantitativo (encuestas) y cualitativo (entrevistas semiestructuradas). Herramientas como el diagrama de Pareto y el diagrama de Ishikawa permitieron identificar que la falta de estandarización, la comunicación interdepartamental deficiente y una inadecuada gestión de proveedores eran las causas principales de las problemáticas. Con base en el diagnóstico, se formuló e implementó un plan de mejoramiento que incluyó la creación de mapas de procesos para las unidades de negocio, la caracterización de procesos con sus manuales de procedimientos, y la documentación de políticas internas y para proveedores, junto a la creación de un sistema de indicadores internos para evaluar el rendimiento de los procesos. Adicionalmente, se diseñó un manual para estandarizar el ensamble de productos en el sistema Siigo y se mejoró la codificación de productos para optimizar la gestión de la información. Finalmente, se desarrolló un sistema de indicadores para medir el impacto de las mejoras implementadas. Los resultados evidenciaron el cumplimiento de las metas de estandarización y documentación, proporcionando a la FMA herramientas que fortalecen la continuidad operativa, preservan el conocimiento organizacional y aseguran la continuidad de sus procesos para sostener su misión social.