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Optimización de los procesos administrativos mediante el diseño organizacional y el análisis de cargas laborales en la Escuela de Diseño Industrial de la UIS

Abstract

El trabajo de este proyecto tiene como propósito optimizar la gestión administrativa de la Escuela de Diseño Industrial (EDI) de la Universidad Industrial de Santander (UIS), a través del diseño organizacional, la mejora de procesos y el análisis de cargas laborales. Ante la presencia de una estructura administrativa básica, falta de procedimientos estandarizados y manuales de funciones específicos, se evidenció una distribución desigual de tareas y una baja eficiencia operativa. Para abordar esta problemática, se implementó una investigación con enfoque mixto, de tipo descriptivo-aplicado y diseño no experimental, que integró métodos cuantitativos y cualitativos. La metodología se desarrolló en tres fases: diagnóstico de los procedimientos administrativos, análisis de cargas laborales del personal y propuesta de estructura administrativa. Se aplicaron entrevistas, encuestas y observación directa, complementadas con un formato de medición de tiempos que permitió determinar la saturación, subutilización y distribución real de las actividades. Los resultados revelaron duplicidad de funciones, ausencia de lineamientos claros y desequilibrio en la asignación de responsabilidades. A partir de ello, se elaboraron manuales de funciones y procedimientos, perfiles de cargo y una propuesta de reestructuración organizacional orientada a fortalecer la eficiencia, la equidad y la sostenibilidad administrativa. Finalmente, el proyecto no solo aporta al mejoramiento interno de la EDI, sino que se plantea como un modelo replicable para otras unidades académicas de la UIS, contribuyendo al fortalecimiento institucional y a la consolidación de una cultura organizacional basada en la calidad y la mejora continua.